Leistung 01
Prozessoptimierung für den Mittelstand
Effiziente und verlässliche Abläufe sind die Grundlage jeder Digitalisierung. Ausgangspunkt ist die tatsächliche Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen und die Erfahrung Ihrer Mitarbeitenden
Ausgangslage
Wann sich diese Beratung lohnt
Prozessoptimierung bedeutet, wiederkehrende Abläufe so zu gestalten, dass sie mit weniger Zeitaufwand, weniger Fehlern und klaren Zuständigkeiten zum Ergebnis führen
- Lange Durchlaufzeiten von der Anfrage bis zur Rechnung
- Manuelle Datenübertragung zwischen Systemen und Tabellen
- Häufige Rückfragen und Korrekturschleifen
- Unklare Zuständigkeiten zwischen Abteilungen
- Prozesswissen liegt bei wenigen erfahrenen Mitarbeitenden
- Software- oder KI-Einführung ohne dokumentierten Prozess
Leistungsumfang
Unsere Leistungen im Detail
Jeder Baustein schließt mit einem konkreten Ergebnis ab. Welche Bausteine für Ihr Vorhaben sinnvoll sind, klären wir im Erstgespräch
- 1
Prozessaufnahme
Gespräche mit den Beteiligten und Begleitung des Ablaufs im Arbeitsalltag, vor Ort oder per Videokonferenz. Der Ist-Prozess wird mit allen Varianten und Ausnahmen dokumentiert
- 2
Schwachstellenanalyse
Medienbrüche, Doppelarbeit, Wartezeiten, unklare Zuständigkeiten und Fehlerquellen, bewertet nach ihrer Auswirkung auf Zeit, Kosten und Qualität
- 3
Soll-Prozesse
Gemeinsam mit Ihrem Team entstehen Abläufe mit klaren Rollen, Übergaben und Entscheidungsregeln, die sich im Tagesgeschäft bewähren
- 4
Kennzahlen
Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Bearbeitungsaufwand: Wir definieren messbare Ziele und erheben die Ausgangswerte
- 5
Maßnahmenplan
Alle Maßnahmen, priorisiert nach Aufwand und Nutzen, von kurzfristigen Verbesserungen bis zu organisatorischen und technischen Veränderungen
Ergebnis
Ihre Ergebnisse
- Dokumentierte Ist- und Soll-Prozesse
- Priorisierter Maßnahmenplan
- Kennzahlen mit Ausgangswerten
- Eine belastbare Grundlage für Digitalisierung, Automatisierung und KI
Häufige Fragen
Fragen zur Prozessoptimierung
Was ist der Unterschied zwischen Prozessanalyse und Prozessoptimierung?
Die Prozessanalyse beschreibt und bewertet den heutigen Ablauf. Die Prozessoptimierung baut darauf auf und gestaltet den besseren Ablauf mit Rollen, Regeln und Kennzahlen. In unserem Vorgehen ist beides miteinander verbunden.
Für welche Bereiche eignet sich Prozessoptimierung?
Für alle wiederkehrenden Abläufe, besonders Auftragsabwicklung, Einkauf, Rechnungs- und Belegprozesse, Kundenservice und Vertrieb.
Wie hoch ist der Aufwand für unser Team?
Wir sprechen gezielt mit den Personen, die den Ablauf verantworten und ausführen, und stimmen Termine so ab, dass das Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird. Den Umfang legen wir im Erstgespräch gemeinsam fest.
Brauchen wir dafür eine bestimmte Software?
Nein. Wir arbeiten mit Ihren bestehenden Systemen. Ob eine neue Software sinnvoll ist, ergibt sich aus dem Soll-Prozess.